Rekordy materiałowe zorganizowane są w grupy główne i ich podkategorie – podgrupy. Każdy materiał musi być umieszczony w takiej strukturze. Pod listą wszystkich materiałów w bazie znajdują się przyciski funkcyjne do zarządzania zawartością bazy. 

Zakładanie nowego rekordu

Przycisk “nowy” pozwala na wprowadzenie nowego materiału (rekordu) w bazie materiałowej. Będzie to czysty wpis, któremu w pierwszej kolejności musimy nadać unikalną nazwę (NrE) oraz określić typ obiektu. Jak wcześniej wspomniano, rekord musi znaleźć się w konkretnej grupie i podgrupie. Zakładanie rekordu w konkretnej, istniejącej podgrupie należy poprzedzić wskazaniem (podświetleniem) tego miejsca w bazie. Tworzenie nowej grupy głównej i/lub podgrupy odbywa się poprzez wprowadzenie własnej nazwy w tych polach. Taki rekord wymaga dalszych prac uzupełniających jego cechy.

Kopiowanie istniejącego rekordu

Prostą i bezpieczną metoda tworzenia nowych, dobrze zdefiniowanych rekordów jest posłużenie się już istniejącym materiałem o właściwościach zbliżonych do oczekiwanych. Należy podświetlić taki wpis klikając na niego lewym przyciskiem myszy. Następnie wybieramy przycisk “kopia” w dolnej części bazy. Do wykonania kopii potrzebne jest nadanie jedynie nowej unikalnej nazwy rekordu – reszta atrybutów zostanie skopiowana 1:1 łącznie z lokalizacją w bazie

Przenoszenie istniejącego rekordu

Istniejące rekordy materiałowe można reorganizować w ramach istniejących grup i podgrup. Przycisk „przesuń” z dolnego menu bazy otwiera okno narzędzia przesuń. Jest ono zbudowane z dwóch obrazów bieżącej bazy materiałowej. Lewa część okna to obiekty do przeniesienia – należy je odszukać i zaznaczyć „ptaszkiem”. Można przenosić również całe podgrupy wraz z rekordami. Prawa część okna to miejsce docelowe. Tu należy podświetlić (kliknąć lewym przyciskiem myszy) katalog docelowy. Jeśli będzie to grupa główna możliwe będzie przeniesienie całego katalogu podgrupy wraz z rekordami. Jeśli podświetlona zostanie podgrupa przeniesieniu ulegną tylko zaznaczone rekordy z lewej części okna. Przeniesienia dokonujemy przyciskiem strzałki w środkowej części okna.

Zmiana pozycji rekordu w ramach tego samego katalogu odbywa się poprzez podświetlenie wpisu na liście oraz użycie przycisków strzałek w dolnej części bazy.

Edycja nazw katalogów i usuwanie

Można dokonać zmiany nazwy katalogu grupy głównej oraz katalogu podgrupy. Po podświetleniu właściwej pozycji należy wybrać przycisk “edycja” z opcji dostępnych w dolnej części okna. Okno zmiany nazwy pozwoli na wprowadzenie nowego dowolnego ciągu znaków.

Można usunąć dowolną część bazy materiałowej podświetlając ją lewym przyciskiem myszy. Przycisk “usuń” wymaże wskazane obiekty. Podświetlenie rekordu spowoduje usunięcie pojedynczego rekordu; podświetlenie podgrupy spowoduje usunięcie katalogu i wszystkich rekordów w nim zawartych; podświetlenie grupy głównej spowoduje usunięcie wszystkich podgrup i rekordów wewnętrznych